Die Gemeinden im Kanton Aargau müssen, basierend auf dem Raumplanungsgesetz des Bundes, umfassende Nutzungspläne für ihr Gemeindegebiet erstellen. Diese Nutzungsplanungen werden in einem mehrstufigen, mehrjährigen Prozess von den Gemeinden erarbeitet und seitens der Abteilung Raumentwicklung (ARE) des Departements Bau, Verkehr und Umwelt Kanton Aargau vorgeprüft und vom Kanton genehmigt. Hierfür müssen die Gemeinden alle notwendigen Planungsunterlagen in Papierform oder auf digitalen Datenträgern beim Kanton einreichen.
Im Rahmen von «SmartAargau», der digitalen Transformation und Modernisierung der Verwaltung, hat die ARE das Digitalisierungsprojekt «ePlanung» ausgeschrieben. Ziel des Projekts war es, das Vorprüfungs- und Genehmigungsverfahren auf eine digitale Plattform zu bringen und somit den grössten Teil des Prozesses online bzw. digital durchführen zu können. Gleichzeitig sollte auch die Transparenz für die Gemeinden und alle Beteiligten erhöht werden.
Vorgehensweise
In einem Vorprojekt hatte das Team der ARE bereits neue Prozesse und Workflows für die Einreichung und Genehmigung der Nutzungspläne definiert. Dadurch konnte sich das Karakun Team in der ersten Phase des Projekts anhand von detaillierten User Stories in die Thematik einarbeiten. Neben Gesprächen und Interviews mit den Gemeinden und Planungsbüros haben wir Workshops mit dem Team der ARE durchgeführt, um ihre Abläufe und die verfahrensrechtlichen Zusammenhänge zu verstehen.
Die Ergebnisse aus der Einarbeitungsphase und die Analyse der Arbeitsabläufe haben aufgezeigt, dass die Workflows im Hintergrund sehr komplex und vielschichtig sind. Es gibt viele Abzweigungen und Zusammenhänge. Auch müssen verschiedene Parteien wie Fachstellen berücksichtigt werden. Die Nutzenden hingegen sollen bei der Bedienung so wenig wie möglich von dieser Komplexität mitbekommen. Sie sollen intuitiv und unmissverständlich geleitet werden. Mit Hilfe von Mockups und Wireframes sowie Papierprototypen haben wir uns an die zielführende Gestaltung der Applikation sowie die Verarbeitung des Workflows herangetastet und in vielen Sitzungen immer weiter verfeinert.
Zusammenarbeit & Design
Dem Kanton wie auch uns war es sehr wichtig, die zukünftigen Nutzenden so früh wie möglich in den Entwicklungsprozess einzubeziehen. Anhand einer ausgewählten Gruppe an Gemeindevertreterinnen und Gemeindevertretern konnten wir so bereits zu Beginn des Projekts und der Erarbeitungsphase wichtiges Feedback einholen und für die künftige Akzeptanz wichtige Verbesserungsvorschläge einarbeiten.
Gleichzeitig zum Austausch mit der Kundschaft und den Nutzenden fand auch eine enge Zusammenarbeit mit dem Entwicklungs-Team statt. Gemeinsam konnten wir den SCRUM-Prozess so optimieren und für unsere Bedürfnisse anpassen, dass das User Experience Design einen festen Platz in unserem agilen Ablauf gefunden hat. Im letzten Schritt ging es vor allem um die Erstellung des visuellen Designs und des Erscheinungsbilds der Applikation nach Vorgaben des Styleguides des Kantons.
Ergebnis
Das Ergebnis kann sich sehen lassen. Nach etwas über einem Jahr reiner Entwicklungszeit erhalten der Kanton und insbesondere dessen Gemeinden eine zeitgemässe Onlineanwendung. Mit deren Hilfe können die Gemeinden fortan alle Unterlagen und Informationen rund um ihre Nutzungsplanungen einreichen und verwalten. Der Kanton kann Rückmeldungen geben, Vorprüfungsberichte sowie Genehmigungsentscheide einstellen und die Gemeinden somit über den aktuellen Verfahrensstand informiert halten.
Durch die strukturierte, enge und professionelle Zusammenarbeit mit dem Kanton Aargau konnte Karakun ein Produkt liefern, welches sowohl die Gemeinden als auch den Kanton bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt und die Kommunikation im gesamten Verfahren vereinfacht.